ANÁLISE DA
SITUAÇÃO
ATUAL

Este passo inclui os processos e ferramentas para a obtenção de um entendimento abrangente da questão "onde nós estamos agora?".

O primeiro passo nesta etapa é a definição da estrutura de negócios da organização. A idéia aqui é representar o estado atual da organização, relacionando os processos internos de negócio, a visão da organização, etc. Nesta fase é promovida a clarificação, desenvolvimento, comunicação e consensualização da burning platform na organização, a formalização da visão, a definição dos objetivos estratégicos e a definição do sistema organizacional, composto pelo conjunto dos processos gerenciais, operacionais e de suporte que serão envolvidos na mudança.

Para esta definição de sistema organizacional podem ser utilizadas diversas ferramentas, tais como: análise de input/output do sistema organizacional e mapeamento de processos. Estas ferramentas servem para compreender melhor a empresa e facilitar o processo de mudança. Esta ferramenta ajuda a criar uma clara visão do escopo da organização, através da identificação dos processos nela existente e das entradas e saídas destes processos, provenientes dos fornecedores e clientes.

Um segundo tipo de processamento nesta etapa, é o de diagnose da situação atual. Aqui são utilizadas ferramentas e técnicas que possibilitam o diagnóstico dos pontos fortes e fracos da organização e as oportunidades de melhoria. Isto pode ser feito utilizando-se categorias de "ferramentas de percepção" sobre eventuais problemas ou efeitos indesejáveis da organização.

Uma primeira ferramenta importante para o diagnóstico é o sistema de medidas de desempenho da organização. Ele pode apontar para falhas e problemas em determinadas áreas de desempenho. Este sistema deve funcionar na empresa como um sistema de "diagnóstico contínuo", uma vez que potencialmente a análise dos resultados, e eventualmente de problemas que estejam afetando os resultados, pode ser tão freqüente quanto o processo de atualização das métricas de desempenho.

Uma segunda ferramenta de diagnóstico é a modelagem ou mapeamento do processo atual em si. Esta pode servir como um catalisador para uma análise deste processo por um grupo de trabalho. É uma ferramenta que possibilita um compartilhamento do conhecimento sobre o processo, inicialmente fragmentado e distribuído entre os elementos participantes do processo de análise. Ela permite a localização de pontos a serem melhorados no processo, auxiliando também no atingimento de consenso entre os elementos participantes sobre quais os pontos específicos a serem melhorados. A ferramenta de Mapeamento da Linha de Valor pode ser utilizada num contexto mais amplo, chamado de Análise da Linha de Valor, onde é estabelecido um procedimento de análise e diagnóstico da situação atual do processo mapeado.

Uma terceira categoria de ferramentas de diagnóstico é a de levantamento de problemas (assessment) por entrevista ou questionário. Esta é uma ferramenta que explora mais o lado da percepção que cada indivíduo tem da organização e de seus problemas. Pode tanto ser um formulário a ser aplicado individualmente, entrevistas individuais, entrevistas de grupos ou ferramentas gráficas, como o diagrama de causa e efeito de Ishikawa.

Finalmente, uma quarta categoria muito importante é a de ferramentas de focalização. Estas ferramentas são úteis na identificação e obtenção de consenso sobre qual o processo ou problema que efetivamente tem que ser trabalhado. As ferramentas apresentadas anteriormente têm um grande potencial como veículos de comunicação, possibilitando a discussão e a obtenção de consenso. No entanto, a ferramenta Árvore da Realidade Atual é uma ferramenta especialista na condução do processo de focalização. Esta ferramenta, bem como os seus conceitos associados, é apresentada em maiores detalhes no link abaixo.

Sendo assim, a etapa de Análise da Situação Atual, deve fornecer um panorama bastante correto de "Onde nós estamos agora?" Os outputs deste passo são fundamentais para guiar a definição das iniciativas ou ações de melhoria em etapas posteriores da TransMeth.