Ferramenta da Análise Organizacional

FERRAMENTA
DA ANÁLISE
ORGANIZACIONAL

Para o diagnóstico da organização é aqui apresentada a Ferramenta de Análise Organizacional - FAO. Esta ferramenta procura coletar a percepção de membros da organização (uma fatia diagonal) sobre pontos fortes e fracos desta. Esta coleta é baseada na visão e percepção que os membros têm a respeito de cada frente.

Esta ferramenta é um questionário que pode ser aplicado através de entrevistas individuais, entrevistas de grupos de focalização ou preenchimento individual de questionário. Ele é dividido em frentes e fornece uma lista dos problemas considerados mais comuns associados a estes.

Sendo assim, o diagnóstico a ser efetuado na etapa de Análise da Situação Atual deve considerar todas estas dimensões, de forma a analisar os problemas sobre os mais diversos ângulos. Na FAO para cada frente é apresentado um conjunto de afirmações. Os dados coletados são qualitativos na forma de escala de Likert, onde são observadas a presença ou nível de desempenho organizacional e a importância do tópico no contexto da organização. A presença varia de 1 a 5, enquanto a importância varia de 0 a 4 ou de 1 a 5, dependendo do tipo de análise pretendida.

Dimensões ou frentes utilizadas na ferramenta de Análise Organizacional

Frentes	Descrição
Burning Platform	Capacidade da organização em formalizar, comunicar e compreender real e objetivamente as ameaças e oportunidades, transmitindo a certeza da necessidade de mudança.
Liderança	Existência de indivíduos que fornece, a direção, as metas, a energia e a confiança necessária para a condução dos processos operacionais e melhoria da organização.
Visão	Existência de uma visão completa e objetiva da direção a ser perseguida pela organização.
Focalização	Capacidade da organização em focalizar os requisitos de seu mercado e focalizar os processos e pontos a serem trabalhados para o atingimento de seus objetivos.
Alinhamento	Capacidade da organização em alinhar os objetivos de suas áreas e indivíduos com os objetivos maiores da organização.
Crenças e Valores	Existência de valores, crenças e normas que norteiem positivamente as decisões e ações da organização.
Comunicação	Capacidade de distribuição eficiente de informações relevantes à organização em seus processos operacionais e de melhoria da organização.
Motivação	Capacidade da organização em motivar os seus elementos a realizar as tarefas necessárias para condução dos processos operacionais e de melhoria da organização.
Participação	Capacidade da liderança em envolver as pessoas nas atividades e capacidade dos indivíduos em participar nos grupos e equipes operacionais e de transformação.
Infraestrutura	Infraestrutura organizacional, física, material e humana para a condução dos processos operacionais e de melhoria da organização.
Tecnologia	Tecnologia computacional, de produto, de processo e gerencial necessária para a condução dos processos operacionais e de melhoria da organização.
Sist. Informação	Mecanismo de comunicação manual, computacinal e visual exigentes para suportar o fluxo de informação geral da organização.
Educ/Treinamento	Capacidade da empresa em desenvolver as pessoas para atuar adequadamente em seus processos operacionais e de melhoria.
Planejamento	Capacidade da organização em planejar os seus recursos, tanto para o desenvolvimento das atividades operacionais, quanto para as atividades de melhoria.
Ger. de Processos	Capacidade da organização em gerenciar o conhecimento existente sobre seus processos de produção, de apoio e de transformação.
Med. Desempenho	Existência de mecanismos de avaliação de desempenho que possibilitem a orientação das tomadas de decisão, avaliação de desempenho dos processos, avaliação dos indivíduos.
Produtos / Serviços	Capacidade da organização em prover produtos e serviços adequados ao mercado em que ela atua.

A presença na FAO indica como a organização vem atuando em um determinado aspecto. É formulada uma afirmação e é oferecida ao entrevistado as opções "Discordo Fortemente", "Discordo", "Neutro", "Concordo", "Concordo Fortemente" como resposta à afirmação feita. A resposta vai fornecer uma avaliação de performance no tópico da pergunta, variando de 1 a 5.

A importância indica a percepção do entrevistado sobre a relevância que o tópico tem no desempenho da organização e na sua capacidade de transformação. A importância varia entre "Não Importante", "Pouco Importante", "Neutro", "Importante" e "Muito Importante". O range de variação das respostas vai depender do tipo de análise que se pretende. As respostas vão variar de 0 a 4 para o caso de uma análise de presença ponderada pela importância, e as respostas serão convertidas para uma variação de 1 a 5 no caso de uma análise de diferenças entre presença e importância.

Após o levantamento dos dados, é feita a média dos resultados das afirmações para presença e importância. Esta média representa uma percepção geral dos entrevistados em relação a cada uma das afirmações da Ferramenta de Análise Organizacional. É logicamente importante ficar atento à ocorrência de grandes desvios nos resultados de cada questão. Estes desvios serão discutidos mais adiante.

A seguir é desenvolvida uma Análise de Diferenças (Gap Analysis) entre os resultados de presença e importância. São recomendados três tipos diferentes de representação da Análise de Diferenças. Um exemplo da primeira representação é mostrado na figura a seguir. Ela compara o resultado médio de presença e importância para cada afirmação.

______________Análise de Diferenças-Presença versus Importânica

Uma segunda representação tem o objetivo de explicitar os pontos onde ocorrem maiores diferenças entre Presença e Importância. A figura abaixo mostra um exemplo deste gráfico. Uma terceira representação é o diagrama de variações, que mostra a variação ocorrida tanto nas respostas sobre presença quanto nas sobre importância. Isto mostra o nível de consenso que exist e entre os entrevistados em relação às afirmativas.

___Análise de Diferenças - Gaps entre importância e presença

O diagrama de variações mostra o range de distribuição da amostra e o range dos 50% da amostra mais próximos da média. Isto é ilustrado na figura abaixo. Os pontos fracos e fortes resultantes são apresentados e revisados juntos à equipe de liderança.

A identificação de pontos fortes é também importante para a avaliação de melhorias passadas e para um melhor entendimento dos "terrenos firmes" que podem ser explorados.

________Visão da distribuição das respostas

A seguir, os pontos identificados como pontos fracos devem ser detalhados e melhor entendidos. Um segundo levantamento mais específico pode ser efetuado de forma a identificar as causas dos pontos fracos. Assim, se o objetivo da primeira fase do Levantamento de Situação era identificar "quais" os problemas relacionados às frentes na organização, o objetivo da segunda fase é efetuar um levantamento mais dirigido a estas frentes, tentando-se identificar "por quê" essas frentes são pontos fracos.

Na TransMeth são propostas duas formas para se fazer isso: através de levantamento baseado em formulário específico ou através de diagrama de causa-efeito de Ishikawa.

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