Workgroup Computing/Workflow

Introdução

O trabalho em equipe, cada vez mais, tem se tornado essencial para as empresas que buscam qualidade e agilidade em seus processos de negócios. Porém, em muitos casos, o sucesso de uma equipe esbarra na falta de comunicação e integração entre as pessoas e áreas envolvidas.
 
As soluções usadas tradicionalmente para a distribuição da informação baseiam-se na circulação de papéis, cartas e memorandos, geralmente transportados de mesa em mesa por meio de um mensageiro. A comunicação entre as pessoas é feita por telefone, fax ou quadros de avisos. Vários inconvenientes estão relacionados há esses métodos, dentre eles estão:

• Excesso de papel;
• Inconsistência da informação;
• Circulação deficiente da informação;
• Reuniões improdutivas;
• Comunicação ineficiente.

Computação Colaborativa

Computação Colaborativa - Workgroup Computing - é parte de um conceito que surgiu há muitos anos, chamado de Trabalho Cooperativo Suportado por Computador (CSCW – Computer Supported Cooperative Work). CSCW reúne um conjunto de técnicas, sistemas e tecnologias para utilização de computadores com a finalidade de prover suporte ao trabalho em grupo de pessoas que possuem um objetivo comum de negócio.
 
Este conceito só começou a ser popularizado nos últimos anos devido ao avanço da tecnologia da informação e de recursos como os computadores pessoais e as redes locais de computadores.
 
A Computação Colaborativa propõe uma maneira inovadora de se resolver os problemas citados inicialmente e fornecer novos recursos para suportar o trabalho em grupo. Os principais objetivos a ser atingir são:

• Possibilitar o trabalho em grupo de pessoas separadas fisicamente;
• Eliminar ações improdutivas no processo de negócio;
• Melhorar a criação colaborativa de produtos do trabalho, como documentos, projetos, especificações, etc.;
• Auxiliar na tomada de decisões;
• Comunicar os membros dos grupos de trabalho sobre eventos importantes;
• Fortalecer a sinergia entre os membros dos grupos de trabalho.

O conceito de Workgroup Computing abrange várias tecnologias e ferramentas de suporte ao trabalho em grupo que podem, porém, apresentar uma grande diversidade de aplicações e funcionalidades. As principais aplicações podem ser classificadas dentro das seguintes categorias:

• Correio eletrônico: O correio eletrônico foi uma das primeiras e mais importantes ferramentas de Workgroup Computing, e é hoje uma das mais utilizadas. Permite a comunicação a nível local (dentro da empresa) e global (Internet), entre pessoas e grupos. Apresenta várias vantagens como rapidez, flexibilidade e capacidade de  integração com outros aplicativos (editores de textos, planilhas, etc.).

• Agenda eletrônica em grupo: A agenda eletrônica é uma ferramenta que permite a sobreposição de várias agendas pessoais, auxiliando na alocação de tempo e compromissos, como reuniões, de uma equipe.  A maior vantagem desta ferramenta é a agilidade que oferece nos agendamentos de reuniões de grandes equipes.

• Vídeo conferência: Este sistema permite a comunicação remota com recursos de áudio e vídeo. É de grande utilidade na redução de custos no trabalho de um equipe globalmente distribuída. Alé disso permite a realização de teleconferências e cursos à distância.

• Sistema de apoio à decisão em grupo: É uma ferramenta que auxilia uma equipe na tomada de decisões, melhorando o aproveitamento das reuniões.

• Sistemas de gerenciamento de documentos: Estes sistemas visam gerenciar documentos eletrônicos de forma a garantir a segurança, a organização e a consistência das informações. Para isso, estes sistemas fornecem recursos de busca rápida, controle de versão e status, anotações eletrônicas (redlines), entre outros (vide PDM).

• Gerenciadores de fluxo de trabalho (Workflow): Sistemas de workflow são aqueles que automatizam um processo, acelerando o fluxo de tarefas e eliminando ações improdutivas. Devido à importância dos sistemas de Workflow esse tópico será detalhado a seguir.

Workflow

Workflow é a tecnologia que engloba um conjunto de ferramentas que permitem a automação do fluxo de trabalho. A principal função de um sistema Workflow no contexto de Workgroup Computing é a automação de um processo estruturado e a eliminação de tarefas improdutivas.
 
Um processo estruturado é aquele em que todas as suas etapas se repetem frequentemente de maneira parecida, e portanto pode ser programado para que as etapas ocorram automaticamente. Essa habilidade de um sistema Workflow de definir a seqüência de etapas que a informação deve passar é chamada de roteamento. O roteamento é definido por regras que estabelecem o próximo passo do processo, que pode acontecer de forma seqüencial, paralela ou condicional.
 
A implantação de um sistema Workflow apresenta várias dificuldades que variam desde uma adaptação cultural da empresa, adaptação à plataforma de hardware e software, análise de custo e benefício e na maioria das vezes um processo de reengenharia, ou seja, reestruturação do processo de negócio.
 
Entretanto, a maioria dos "cases" de implantação de Workflow apresentam resultados bastante convincentes. Entre os principais benefícios de uma aplicação de Workflow estão:

• Controle do processo: fundamental para as empresas que buscam certificação ISO 9000 e QS 9000.
• Produtividade: com a eliminação das tarefas improdutivas o processo diminui o gasto de tempo e aumenta os ganhos.
• Padronização do processo: permite que as pessoas possam visualizar o processo e que as informações sejam organizadas.
• Rastreabilidade: O status do processo pode ser identificado a qualquer momento permitindo a realização de auditorias.

A Solução da FIM

As principais ferramentas utilizadas são aplicativos comerciais, como o Microsoft Office, que a maioria das já empresas possuem. O objetivo é mostrar que mesmo com aplicações comuns é possível criar soluções mais sofisticadas. As ferramentas utilizadas são apresentadas a seguir.

O Microsoft Exchange é usado como gerenciador de correio eletrônico. Ele permite a comunicação entre as pessoas e a distribuição de informações para grupos de pessoas por meio de listas. Aplicativos como Word, associados ao Exchange dispõem um recurso que possibilita a edição de um documento por várias pessoas em lugares diferentes ao mesmo tempo. Um usuário distribui um documento base para o grupo e cada um faz anotações e envia o documento de volta. Ao receber todas as anotações o documento é compilado.

O Microsoft Schedule+ é uma agenda eletrônica que gerencia compromissos individuais e em grupo. Um dos recursos mais utilizados é o agendamento de reuniões. O sistema automaticamente identifica um horário disponível a todos e prepara uma convocação enviada pelo correio eletrônico.

Para a comunicação remota é utilizado um sistema de vídeo conferência. O equipamento é o Intel ProShare. Ele possibilita a realização de reuniões entre duas pessoas em lugares diferentes com recursos de áudio e vídeo. Esse sistema também possui ferramentas para a troca e a edição conjunta de documentos.

Um sistema de Workflow foi aplicado, usando o software AutoManager Workflow, para automatizar o processo de criação e aprovação de desenhos. Esse fluxo de trabalho apresenta tarefas seqüências, paralelas e condicionais, e recursos para o controle e rastreabilidade da informação.
 
 

Informações Adicionais - última verificação 11/11/1999  (voltar para início da página)

GRUDIN, J. (1994).  Computer-supported cooperative work: history and focus. IEEE Computer, May. (t:811)

PESSANHA, K. (1996). Correio eletrônico e workgroup computing. São Paulo: Berkeley Brasil. (Disponível na biblioteca da FSP - USP)

TIBERTI, A. J. (1996). Desenvolvimento de um sistema gerenciador de fluxo de trabalho para um ambiente de suporte a atividades de engenharia. São Carlos. Dissertação ( Mestrado ) - Escola de Engenharia de São Carlos, Universidade de São Paulo. ( Disponível na biblioteca da EESC - USP ).
 
 

Sites Relacionados

    Workflow Management Coalition (http://www.aiim.org/wfmc/)

    Videocomference.com (http://www.videoconference.com/)

    Colaborative Estrategies (http://www.collaborate.com/)