Henrique Rozenfeld

e-mail: roz@sc.usp.br

Cristiano B. M. de Oliveira

e-mail: cbmo@bigfoot.com

Núcleo de Manufatura Avançada 

Escola de Engenharia de São Carlos - Universidade de São Paulo (USP)

A globalização da economia e o aumento da concorrência a nível mundial têm provocado mudanças significativas no setor de manufatura. Essas mudanças relacionam-se com constante busca de maior flexibilidade e qualidade, além da redução de custos e do tempo de resposta. Para tanto, as empresas de manufatura têm agora que se tornar empresas de classe mundial (world class manufacturing). Um dos caminhos para atingir esse objetivo é a implantação de sistemas integrados de gestão de negócios.

Apesar do desempenho desses sistemas estar vinculado à qualidade das informações que eles manipulam, a maioria das empresas não garante a acuracidade de suas informações fundamentais nem as estruturaram de acordo com os requisitos impostos pelas novas tecnologias, surgidas nos Ambientes de Manufatura Integrada. Essas informações são a base fundamental para a execução das atividades da empresa, uma vez que representam seus processos e produtos.

A estrutura de produto (BOM - bill of material) possui uma posição de destaque entre as informações fundamentais, pois ela representa o ingrediente primário numa base de dados de produto totalmente integrada e um frame para a definição total de produto (GUESS, 1985). A BOM é também um elemento que gera integração uma vez que suas informações são compartilhadas por quase todos os departamentos da empresa. (MARÇOLA, 1995). Logo, a forma como é gerenciada, controlada e estruturada pode diretamente influenciar o sucesso da empresa (RUSK, 1990).

GARWOOD (1995) acrescenta que se uma empresa almeja ser uma world class manufacturing, é de importância vital que a sua BOM seja sólida, representando os processos e produtos, e em sintonia com as estratégias do negócio.

Segundo GUESS (1985), como a BOM é construída em torno da relação pai/filho entre números de identificação (PN - part numbers), esses podem ser considerados a "cola" que mantém a BOM unida, logo a correta definição dos PNs terá influência direta no desempenho da BOM.

Com o objetivo de auxiliar as empresas na correta estruturação de suas informações fundamentais, este artigo apresenta uma revisão dos principais conceitos de estruturação e identificação de produtos.

Segundo definiu a AMERICAN PRODUCTION AND INVENTORY CONTROL SOCIETY (APICS), em 1992, a estrutura de produto (BOM - bill of material) é uma lista de todas as submontagens, componentes intermediários, matérias-primas e itens comprados que são utilizados na fabricação e/ou montagem de um produto, mostrando as relações de precedência e quantidade de cada item necessário.

CLEMENT et al. (1992) acrescenta que, além desses objetos, a BOM também pode conter outros, tais como, instruções de trabalho ou ferramentas requeridas para suportar o processo de manufatura.

Devido à grande diversidade de objetos que a BOM pode conter, é necessário definir uma nomenclatura padrão para que o uso de cada um deles seja diferenciado e entendido. Segundo a APICS (1992), os objetos da BOM podem ser classificados em:

• Item (item): qualquer matéria-prima, peça, embalagem, componente, submontagem, montagem ou produto único manufaturado ou comprado.
• Componente (component): matéria-prima, peça ou submontagem que é utilizada numa montagem de nível mais alto, ou em outro item. Esse termo pode incluir também embalagens no caso de itens finais.
• Peça (part): geralmente um item isolado comprado ou fabricado que é usado como componente e não é uma montagem ou submontagem, nem matéria-prima.

Neste artigo será acrescentada a classe de objeto "material" a essa classificação, com o objetivo de torná-la mais abrangente e em consonância com diversos sistemas integrados existentes.

• Material (material): produtos finais, montagens, submontagens, peças, matéria-prima, informações, recursos ou serviços usados durante o processo produtivo.

Um esquema com as relações de precedência entre os objetos da BOM é apresentado na Figura 1.

Como citado anteriormente, a BOM é baseada na relação pai/filho entre itens. O item que está sendo produzido é chamado item pai, e os itens requeridos na sua produção são chamados itens filhos ou componentes. Dessa forma, na BOM de um eixo usinado, esse eixo é o item pai e a barra laminada, utilizada como matéria-prima, o item filho. Se o mesmo eixo for utilizado numa montagem posterior, ele passa agora a ser um item filho do novo item montado.

Toda vez que é estabelecida uma relação pai/filho entre um item e seus componentes diretos, a BOM formada é chamada BOM de nível simples. Uma BOM multinível é formada quando as BOMs de um nível são associadas desde as matérias-primas e itens comprados até o produto final, isso ocorre através uma técnica chamada explosão. Dessa forma, todos os itens utilizados direta ou indiretamente na produção de um produto podem ser visualizados (GUESS, 1985).

A Figura 2 apresenta uma BOM que resume os principais conceitos discutidos nesta seção.

Uma vez que a BOM representa os produtos de uma empresa, erros em sua estrutura implicarão em erros nos produtos produzidos.

Diante disso, CLEMENT et al. (1992) define que a BOM deve ter uma acuracidade entre 98 e 100 porcento. Isso significa que no mínimo 98% de todas as BOMs de um nível precisam estar 100% corretas. Casos práticos têm mostrado que sistemas MRP que trabalham com BOMs cuja acuracidade é menor que 98% simplesmente falham.

A acuracidade de uma BOM é medida a cada nível simples de uma BOM multinível. A fórmula para o cálculo da acuracidade da BOM, Equação 1, relaciona o numero total de BOMs de um nível corretas (sem nenhum tipo de erro) ao número total de aditadas.

Os erros encontrados podem estar em informações incorretas ou omitidas no número de identificação, nas relações entre um item pai e seus componentes, nas quantidades necessárias e nas unidades de medida (GARWOOD, 1995). CLEMENT et al. (1992) destaca a importância da BOM ser completa, incluindo todos os materiais planejados pelo planejamento e controle da produção (PCP) e que são utilizados no cálculo do custo do produto. Esses materiais normalmente incluem embalagem, matéria-prima, ferramentas consumidas, dentre outros.

Por outro lado, GIANESI (1997) discute que o valor de 98% é uma medida simbólica, pois pensando-se num processo de melhoria contínua, qualquer valor diferente de 100% será considerado inadequado. Acrescenta ainda que qualquer erro de acuracidade implicará em maior incerteza nas atividades de planejamento e nas tomadas de decisão, resultando ,por exemplo, em maiores estoques e atrasos nas entregas.

A BOM mais simples possível é a de dois níveis, um com as matérias-primas e itens comprados, e outro com o produto final. A única razão para a criação de mais níveis são as necessidades do planejamento e controle da produção, como por exemplo a criação de submontagens ou itens intermediários que precisam ser estocados (GARWOOD, 1995).

GUESS (1985) apresenta alguns valores de referência para o número de níveis que uma BOM deve ter:

• 3 a 5 níveis vão satisfazer as necessidades de representação da maioria dos produtos manufaturados;
• 6 a 8 níveis só são justificáveis para os produtos mais complexos;
• mais de 9 níveis significa uma aplicação inadequada dos números de identificação e de suas relações de pai/filho, e/ou que esses números de identificação estão sendo aplicados no lugar de números de operação do plano de processo.

Toda BOM com mais de dois níveis deve ser revisada para identificar oportunidades para ela ser "achatada" (tradução livre do inglês flattened ou shallow bill of material). No processo de "achatar" e simplificar a BOM deve-se ter sempre em mente que a BOM precisa representar os processos de manufatura necessários para a produção do produto final, e não o contrário (GARWOOD, 1995).

Segundo ainda ELSTER (1995), as empresas de manufatura precisam "achatar" as suas BOMs, uma vez que as vantagens resultantes são inúmeras: redução na movimentação de materiais, menos BOMs para dar manutenção, menos erros na entrada de dados, redução do lead time, redução do número de transações de inventário e ordens de produção, menos espaço necessário para armazenamento no computador e melhoria no tempo de resposta, redução do inventário, redução nas atividades administrativas, etc.

Segundo GUSS (1985), o perfil da BOM é determinado por meio da explosão da configuração do produto final em todos os seus componentes, isto é, submontagens, componentes intermediários, matérias-primas e itens comprados, sendo todas as relações pai/filho demonstradas. É importante destacar que a habilidade da empresa em gerenciar as informações e a produção de qualquer produto final começa na identificação do perfil da sua BOM.

Apesar de existir uma grande variedade de produtos e/ou famílias de produtos com diferentes quantidades de itens e níveis, existem diversas similaridades entre seus perfis, os quais podem ser divididos em quatro grupos distintos, conforme a Figura 3.

A BOM com perfil A representa produtos com uma variedade muito pequena de itens finais produzidos a partir de um número também muito pequeno de matérias-primas e itens comprados. O perfil B possui também poucas configurações possíveis do produto final, entretanto a partir de um número maior de itens iniciais e intermediários.

O perfil C eqüivale a um produto com uma grande variedade de configurações produzidas a partir de um limitado número de itens intermediários. Segundo CLEMENT et al. (1992), um caso típico de produto com esse perfil de BOM é o automóvel, para o qual pode ser combinada uma variedade de opções (cor, motor, acabamento, equipamentos, rodas, pneus, etc.), resultando num grande número de configurações possíveis para o produto.

Por fim, o perfil D representa um produto também com uma grande variedade de configurações, entretanto produzidas a partir de um pequeno número de itens comprados e matérias-primas. Segundo CLEMENT et al. (1992), os produtos da indústria têxtil normalmente possuem esse tipo de perfil de BOM. Por exemplo, centenas de camisetas com estilos e cores diferentes podem ser fabricadas a partir de algumas variedades tecidos e tinturas.

Em contraste com os dois tipos apresentados inicialmente, os perfis C e D representam famílias de produtos com grande variedade de configurações possíveis para o item final.

A variação da largura ao longo dos perfis da Figura 3 representa a variação relativa na quantidade de configurações possíveis em cada um dos níveis da BOM. A seção mais estreita desses perfis representa o nível de menor variação de configuração. A habilidade de planejar e controlar o produto através de seu processo de manufatura é expandida quando o nível de menor variação de configuração é focado. As implicações dessa abordagem serão discutidas com mais detalhes quando for apresentada a arquitetura modular para a BOM.

Existem dois tipos especiais de itens discutidos por diversos autores, tais como CLEMENT et al. (1992), MATHER (1986) e ORLICKY et al. (1972), que são os pseudo itens e os itens fantasmas.

Itens fantasmas são aqueles produzidos no processo de manufatura, possuindo "pais" definidos, porém não são tipicamente estocados. Apesar de existirem fisicamente, são rapidamente consumidos como componentes do item de nível imediatamente superior na BOM. Os sistemas de Material Requirement Planning (MRP) geralmente reconhecem os itens fantasmas, e planejam suas necessidades, entretanto esses itens não são programados, e geralmente possuem lead time zero.

Pseudo itens são agrupamentos artificiais de componentes utilizados para fins de planejamento. Ao contrário dos itens fantasmas, entretanto, os componentes do pseudo item não podem ser manufaturados juntos para produzir um item pai que exista fisicamente. Por essa razão o pseudo item nunca possuem inventário.

Segundo GUESS (1985), os itens fantasmas aumentam a flexibilidade de configuração dos itens finais sem penalizar os custos com inventário. O maior problema entretanto é o aumento do número de níveis da BOM, prejudicando a constante busca por uma BOM "mais achatada".

Como a BOM é utilizada por diversas atividades, ela pode assumir diferentes formatos de acordo com a aplicação. Apesar da nomenclatura utilizada variar bastante na literatura sobre o assunto, a apresentada a seguir é uma adaptação das principais classificações encontradas na literatura.

A estrutura de produtos básica, também conhecida com standard BOM, foi discutida no item 2.1. A partir desta estrutura básica podem ser formadas estruturas mais complexas para satistfazer diferentes necessidades, como mostrado a seguir.

Conforme visto na Figura 3, a BOM pode ter diferentes perfis. Algumas empresas oferecem um reduzido número de configurações para seus produtos finais. Dessa forma, podem fazer previsão de vendas e programação mestre de produção (MPS – Master Production Schedule) no nível de produtos finais, uma vez que esse é o nível de menor variação na configuração, mantendo uma BOM para cada um desses produtos.

Entretanto, com o aumento da competitividade mundial, o mercado consumidor passou a exigir um tratamento individualizado, fazendo com que as empresas, entre outras medidas, oferecessem produtos com uma grande variedade de configurações possíveis (os dois perfis à direita da Figura 3). Assim sendo, ser modular é uma característica fundamental a vários produtos.

Segundo ORLICKY (1972) e GARWOOD (1995), se um produto possui muitas opções de escolha de itens, as combinações possíveis tornam-se muito grande, dificultando a previsão de vendas e programação mestre de produção de cada item final. Além de que, se for mantida uma BOM para cada configuração diferente do produto, o espaço requerido pode ser muito grande, envolvendo altos custos de armazenagem e manutenção.

GARWOOD (1995) comenta que apesar de parecer óbvio, muitas pessoas esquecem que os computadores têm uma capacidade finita de armazenamento.

A solução para este problema é a utilização da BOM modular. Ao invés de manter uma BOM para cada produto final possível dentro de uma família, são identificadas as opções para cada um dos seus componentes, as quais são organizadas em módulos. Essa análise deve ocorrer no nível de menor variação na configuração, reduzindo assim o número de itens manipulados na previsão de vendas e programação mestre de produção.

Os itens comuns são agrupados em pseudo itens, uma vez que são uma coleção artificial de componentes que não podem ser utilizados na fabricação ou montagem do item pai, sendo criados apenas com propósitos de planejamento. Esses itens estarão sempre presentes na BOM, independente das outras opções escolhidas. Segundo GARWOOD (1995), achar itens comuns deve ser considerado um bônus e não uma necessidade durante o processo de modularização.

Ainda segundo GARWOOD (1995), outra razão para utilizar a BOM modular é em casos em que o lead time de manufatura é maior do que o lead time de entrega aceito pelo consumidor. Nesses casos a modularização pode suportar a implantação da estratégia de estoque assemble-to-order, reduzindo o tempo entre a entrada do pedido do cliente e a entrega. A previsão de vendas é feita no nível dos módulos, os quais são fabricados e estocados. Quando ocorre um pedido do cliente, a configuração desejada é produzida utilizando-se os módulos previamente preparados.

Para ilustrar os conceitos apresentados, é discutido a seguir um exemplo de aplicação adaptado de MATHER (1986).

Uma fábrica fictícia de guindastes oferece o seu produto com diferentes configurações possíveis, Figura 6, o cliente pode optar entre 10 variedades de motor, 10 de tambor, 4 de redutor e 2 de controle, sendo o gancho padrão para todos os produtos dessa família, e não havendo conflito de projeto entre nenhuma das opções.

Essa fábrica tem encontrado um problema. Os clientes querem que os guindastes sejam entregues no máximo 8 dias após a entrada do pedido de compra. Entretanto o lead time total para a produção dos guindastes é de 22 dias. Logo a empresa precisa começar a produzir o guindaste antes do pedido.

Por outro lado, é impossível para a empresa trabalhar com o conceito de make-to-stock no nível dos produtos finais, pois precisaria fazer uma precisão de vendas para as 800 configurações diferentes possíveis (10 motores x 10 tambores x 4 redutores x 2 controles x 1 gancho), contra uma demanda mensal de apenas 50 guindastes. A conseqüência seria um alto nível de inventário e uma baixa precisão nas previsões feitas.

Além disso, a empresa mantinha uma BOM para cada um dos itens finais, exigindo um grande espaço para armazenamento e um grande esforço de manutenção. Se o gancho usado fosse substituído por outro, todas as BOMs teriam que ser alteradas. Ou se fosse adicionada mais uma opção de gancho, o número de BOMs dobraria.

Entretanto, pode-se observar que todos os 50 guindastes produzidos semanalmente possuem sempre o mesmo gancho. Prever a quantidade semanal de cada um dos dois controle numa demanda de 50 também não é um problema difícil. Aplicando-se a mesma lógica para cada elemento projeto reduz-se o problema de previsão de 800 itens finais para apenas 27 variantes (10 motores + 10 tambores + 4 redutores + 2 controles + 1 gancho), que um número muito mais aceitável e fácil de gerenciar. Adiciona-se a isso o fato do item com maior variantes possuir apenas 10 possibilidades.

Esse raciocínio nada mais é do que pensar o produto e sua BOM como modulares, nos quais as variantes apresentam-se como opções a serem escolhidas pelo cliente. Outro benefício dessa abordagem é a redução do número de BOMs que deve ser gerenciada, e conseqüente redução do espaço para armazenamento e o esforço de manutenção. A Figura 7 apresenta a BOM antes e depois da modularização.

A definição do nível da BOM no qual será realizada a modularização depende do lead time de entrega que a empresa vai oferecer a seus clientes e das características do produto e seus componentes.

A modularização da BOM também permitiu à empresa trabalhar com os conceitos de assemble-to-order para o produto final e atender ao cliente dentro do prazo que eles desejam. A Figura 8 mostra os lead times de produção dos componentes e de montagem do guindaste. Antes da modularização, devido à incerteza de previsão, ou a empresa mantinha altos níveis de estoque para atender ao cliente dentro do prazo desejado por ele, ou demorava 22 dias para atendê-lo. Agora, os componentes motor, controle, tambor, gancho e redutor têm sua demanda prevista e produzida para estoque, sendo o produto final montado a partir das opções escolhidas no pedido do cliente.

Como ferramenta auxiliar à BOM modular nas atividades de previsão de vendas e programação mestre da produção, foi criada a estrutura de produto de planejamento, a qual apresenta apenas o produto e o nível com as opções de componentes existentes. A cada opção do item é associada a porcentagem do mix de produção referente a ele. Um exemplo de BOM de planejamento para o guindaste é apresentada na Figura 9. Os itens comuns sempre terão previsão de 100%. MATHER (1986) sugere sejam adicionadas às porcentagens coeficientes de segurança para diminuir o efeito de erros na previsão.

Segundo HASTING & YEH (1992), a estrutura de produto e os planos de processo são dois elementos chaves nas atividades de planejamento e controle da produção, porém a maioria dos sistemas de informação considera-os de forma separadas.

Por esse motivo, a BOM de manufatura propõe a integração lógica da estrutura de produto e do plano de processo. A seqüência de operações é especificada e a cada operação são associados os itens necessários da BOM.

Segundo COX & FINCH (1989), a BOM de manufatura é usada como um guia para fabricação e montagem de um produto, sendo que seus níveis refletem o fluxo de produção e pontos de estoque.

A Figura 10 apresenta um exemplo de aplicação da BOM de manufatura. À esquerda da figura está representada a BOM tradicional do produto A, o qual é montado com duas unidades do item comprado C e uma unidade do item B, fabricado a partir de uma unidade da matéria-prima D.

À direita da figura está representada a BOM de manufatura multinível para o mesmo produto A, sendo formada pela associação lógica das de nível simples dos itens A e B. Nota-se que a BOM de manufatura é muito mais rica em informações do que a BOM tradicional, uma vez que se pode, por exemplo, saber todas as etapas de manufatura entre os itens D e B.

A BOM de manufatura é especialmente interessante na programação da produção de produtos com montagens demoradas, componentes caros e defasagem de tempo entre a utilização deles na montagem. Por exemplo, um BOM de um avião, Figura 11, que seja montado a partir dos componentes fuselagem, trem de pouso e turbina. Como esses itens pertencem ao mesmo nível da BOM tradicional, eles seriam programados para estarem disponíveis no mesmo momento e serem montados.

Entretanto, de acordo com o plano de processo, a primeira montagem utilizará apenas a fuselagem e os trens de pouso, sendo as turbinas montadas uma semana depois. Percebe-se que se os itens chegarem juntos, as turbinas ficarão estocadas uma semana, com conseqüentes custos não só de armazenamento, mas também o capital investido nas turbinas permanecerá parado.

Por outro lado, com a integração entre BOM e plano de processo, podem ser considerados durante as atividades de programação não só os lead times do itens, mas também os tempos e os itens necessários em cada operação. Dessa forma, as turbinas chegariam no momento de sua montagem e não no início.

HASTING & YEH (1992) demonstram uma série de vantagens adicionais da BOM de manufatura:

• construção e manutenção fáceis;
• foca o processo de manufatura e encoraja melhorias no fluxo de produção e redução dos pontos de estoque;
• possibilita informações mais detalhadas sobre o custo de produção dos itens, uma vez que o custo roll-up pode ser executado para cada operação de cada item.

VAN VEEN & WORTMANN (1987), discutem a criação de uma BOM genérica, a qual seria uma variação da BOM aplicada para fins de configuração de produtos.

A Figura 12 ilustra a BOM genérica de uma cadeira montada a partir dos componentes assento, pernas e encosto. Para as tapeçarias tanto do assento quanto do encosto pode-se optar pelas cores azul e vermelho.

Na BOM genérica podem ser identificados dois tipos de itens, os específicos e os genéricos, os quais correspondem, respectivamente, a itens sem e com opções de escolha. A estrutura e a perna são exemplos de itens específicos.

A tapeçaria é um item genérico direto, porque representa um grupo limitado de opções. A cadeira, o assento e o encosto são itens genéricos indiretos, uma vez que não possuem opções, mas pelo menos um dos seus componentes são itens genéricos.

Para gerar uma bom específica da cadeira, basta configurar a genérica a partir da escolher entre as opções azul e vermelho para as features tapeçaria do assento e do encosto.

A BOM genérica permite que sejam estabelecidas relações de dependência entre as features. Por exemplo, pode-se ser estabelecida uma regra para uma vez escolhida uma cor para a tapeçaria do assento, essa deve ser a mesma para a do encosto.

Segundo VAN VEEN & WORTMANN (1987), a BOM genérica não pode ser diretamente usada para propósitos de planejamento ou manufatura. Ela é apenas um frame para a criação de uma BOM específica no momento necessário, isto é, na configuração de produto durante a entrada de um pedido pelo cliente. A BOM genérica torna o processo de configuração mais rápido e com menor possibilidade de erro.

Os relatórios padrão são gerados pelos sistemas de informação para suportar análises diversas sobre a BOM e seus itens. Segundo GUESS (1985), os principais formatos destes relatórios são:

• Estrutura de produto "indentada" (indented bill of material): é uma representação alternativa à estrutura gráfica apresentada anteriormente, sendo mais fácil de ser gerada pelos sistemas computacionais. A Figura 4 mostra a BOM multinível da Figura 2 na forma "indentada". Os níveis mais altos da BOM são colocados na extrema esquerda da margem e seus componentes são colocados sucessivamente para a direita à medida que se vai descendo ao longo dos níveis. Se um componente é utilizado em dois ou mais itens, ele aparecerá abaixo de cada um de seus itens pais.

• Estrutura de produto de onde é usado (where-used bill of material): pode ser no formato de nível simples ou multinível. No primeiro tipo são mostrados todos os itens pai nos quais o componente é usado diretamente. No segundo tipo são mostrados todos os itens pai nos quais o componente é usado direta ou indiretamente, isto é, até o produto final, através de uma técnica chamada implosão. Esse formato multinível é normalmente usado para avaliar o potencial impacto de mudanças de engenharia.
• Estrutura de produto custeada (costed bill of material): é uma extensão do formato "indentado" no qual o custo de cada item é mostrado numa coluna à direita da descrição.
• Estrutura de produto matriz (matrix bill of material): é um gráfico utilizado para identificar os componentes comuns dentro de uma família de produtos ou famílias similares. Os componentes são organizados em linhas e os produtos em colunas (ou vice-versa) na forma de uma matriz, sendo o relacionamento entre eles preenchido com as quantidades requeridas de cada componentes em cada produto.

• Estrutura de produto resumida (summarized bill of material): uma forma de BOM de um nível na qual são listados todos os componentes necessários para a produção do item com suas quantidades. Difere do BOM "indentada" porque não são mostrados os níveis de montagem e os componentes aparecem apenas uma vez com a quantidade total necessária (por exemplo, se um mesmo parafuso é utilizado em duas submontagens de um produto, na BOM resumida ele aparece apenas uma vez e a quantidade indicada é a soma das quantidades necessárias para as duas submontagens).

Segundo CLEMENT et al. (1992), o primeiro passo no processo de construção da base de dados de informações fundamentais é a correta definição dos números de identificação, com regras claras para designar, alterar e controlá-los.

Além disso, uma vez que as relações pai/filho estabelecidos na BOM são baseadas nos números de identificação dos itens envolvidos, erros na transcrição desses implicarão diretamente na acuracidade da BOM.

APICS (1992) define número de identificação (tradução livre de PN – part number ou item number) como um número que serve para identificar de forma única um item. Esse número pode ser classificado em:

• significativo (significant part number): PN que contém certas informações sobre o item.

Ex.: PN 123 M 456

Onde 123: material

M: fabricado

456: número do desenho de engenharia

• não significativo (nonsignificant part number): PN que não contém informações sobre o item. É um identificador e não descreve o item.

Diversos autores, como ELLIOTT (1985), GUESS (1986), SAMELSON (1990), CLEMENT et al. (1992) e GARWOOD (1995), criticam e não recomendam o uso de números de identificação significativos devido à série de problemas e desvantagens inerentes ao seu uso, as quais são apresentadas a seguir.

CARLSON (1983) apud ELLIOTT (1985), em suas pesquisas práticas, notou que as pessoas estão sujeitas a dois erros de interpretação ao usarem PNs significativos:

• o significado de um dígito pode ser interpretado de forma errada;
• pessoas diferentes podem assinalar dígitos diferentes para uma mesma característica.

A criação de um sistema de números de identificação significativos (ou inteligentes) não é uma tarefa fácil e rápida, exigindo um grande esforço no seu desenvolvimento (SAMELSON, 1990) e no treinamento dos usuários (ELLIOTT, 1985).

A flexibilidade desse sistema é também pequena. Segundo CLEMENT et al. (1992), alterações nas características do produto podem tornar dígitos antes significativos em não significativos, ou implicar em esforço adicional de manutenção.

Considere, por exemplo, o PN 123 M 45678, no qual os três primeiros dígitos representam o material utilizado, a letra indica se é um item comprado (B) ou fabricado (M), e os quatro últimos são não significativos.

Se for decidido trocar o material desse item por razões quaisquer, os dígitos correspondentes ou perderão o significado, ou necessitarão de manutenção juntamente com as BOMs que o utilizam esse PN. Num ambiente cada vez mais competitivo, com a necessidade de alterações freqüentes nos produtos, a vida desses dígitos significativos é efêmera.

Esses problema são intensificados se o número de identificação é longo. Segundo CLEMENT et al. (1992), os PNs significativos são mais longos que os não significativos porque necessitam de um maior número de dígitos para representar as características do item.

SAMELSON (1990) apresenta alguns problemas que podem ocorrer na transcrição de um PN longo:

• consome mais tempo;
• está mais sujeita a erros (em média, a cada 300 caracteres digitados ou escritos, 1 está errado, logo maiores PNs implicam em maior probabilidade de erro). A Figura 13 apresenta a probabilidade de erros na transcrição associada ao tamanho do PN;
• causa maior fadiga no operador.

Além disso, muitas empresas utilizam nos PNs dígitos alfanuméricos para possibilitar a existência de maior número de caracteres disponíveis. Porém, dígitos alfanuméricos possuem maior possibilidade de erros, devido a similaridades entre existe entre alguns números e letras, como "l" (ele), "I" (i) e "1" (um); "O" (ó) e "0" (zero); "Z" (zê) e "2" (dois) (CLEMENT et al., 1992). Caracteres alfanuméricos não permitem também uso do dígito de soma (checksum) (SAMELSON, 1990)

O dígito de soma é fornecido pelo sistema computacional ao ser cadastrado um novo PN, e eqüivale à unidade resultante da soma dos outros dígitos. Por exemplo, o PN 12345 teria como checksum número 5 (1+2+3+4+5=15, cuja dezena é 1 e a unidade é 5). Quando esse PN for fornecido novamente ao sistema durante alguma atividade, a soma será checada e se a unidade for diferente de 5, o sistema indicará que existe algum problema. Dessa forma, minimizam-se erros durante a transcrição de um PN.

ELLIOTT (1985) e GARWOOD (1995) acrescentam que erros no uso de PNs têm impacto direto sobre a acuracidade da BOM, além de levar as pessoas a não acreditarem no sistema de informação da empresa, alastrando-se o uso do sistema informal.

A Tabela 1 apresenta de forma resumida um comparativo entre o uso de PNs significativos e não significativos.

PNs significativos faziam sentido quando os computadores possuíam capacidade muito pequena de armazenamento e baixa velocidade de processamento, sendo necessário usá-los como uma forma de acesso rápido e fácil às informações do item. (CLEMENT et al., 1992)

Hoje com as bases de dados relacionais é possível transferir as informações que estavam no PN para o arquivo mestre de informações do item e/ou para o sistema de classificação. Dessa forma, o PN passaria a ser usado como um ponteiro para todas essas informações descritivas (SAMELSON, 1990).

Segundo GUESS (1986) e ELLIOTT (1985), como o computador possibilita a associação entre o PN e outras informações, com recuperação rápida dessas informações, pode-se considerar que os computadores reduziram a dependência com relação os PNs significativos e possibilitaram o uso de PNs menores.

Se o PN significativo for usado, ele será redundante com as informações do arquivo mestre de informações do item e do sistema de classificação, e a necessidade de atualizar a mesma informação em mais de um lugar pode levar a inconsistências.

Todos os autores citados, ELLIOTT (1985), GUESS (1986), SAMELSON (1990), CLEMENT et al. (1992) e GARWOOD (1995), recomendam um sistema de números de identificação baseado em caracteres numéricos apenas, absolutamente sem significado, com o menor tamanho possível, designados seqüencialmente, sendo o último dígito um checksum.

Uma vez estabelecido o formato do PN, ficam ainda duas importantes questões:

1. A quais itens deve ser fornecido um PN?

Segundo GARWOOD (1995), deve ser designado um número de identificação a todo item:

• comprado ou manufaturado, que tenha que ser programado para satisfazer necessidades identificadas na previsão de vendas ou nos pedidos em carteira devem possuir um número de identificação e ser incluído na BOM;
• cujo inventário ou fluxo de produção deseja-se controlar;
• vendido no mercado de reposição;
• fantasma ou pseudo item;
• retrabalhado, substituído ou eliminado em produtos remanufaturados.

2. Quando é necessário trocar o PN?

Diversos autores, como CLEMENT et al. (1992), GARWOOD (1995) e GUESS (1985) concordam que dois itens possuem PNs diferentes quando não são intercambiáveis, e as regras para gerenciar as trocas do PN devem partir desse princípio.

Segundo CLEMENT et al. (1992), apesar dos critérios de intercambiabilidade serem definidos pela política da empresa, esses devem ter como linhas gerais que um item é intercambiável quando ele:

• possui características funcionais e físicas (material, forma e dimensões) equivalentes em performance, confiabilidade e manutenção a outro item que tenha propósito similar ou idêntico;
• é capaz de ser trocado por outro item sem a alteração dos demais itens do produto, exceto no que diz respeito a ajustes e calibrações.

O número de identificação só deve ser trocado quando forem feitas alteração que afetem a forma, dimensão ou função de um item ou sua intercambiabilidade. Caso contrário, só deve ser alterado o nível de revisão do item, o qual não faz parte do PN, e sim arquivo mestre de informações do item.

Se as alterações num item filho tiverem impacto também na intercambiabilidade do item pai, este último também deve ter seu PN trocado, e assim sucessivamente.

Por fim, GARWOOD (1995) acrescenta que, apesar de ser uma prática comum em algumas empresas, o PN e os desenhos de engenharia não devem ter o mesmo número, uma vez que servem para propósitos diferentes, um é o identificador e o outro a representação visual do item. Caso contrário, uma série de problemas poderão existir.

Alterações no item que afetem a intercambiabilidade (p.ex.: uma tolerância) podem exigir um novo PN, mas não um novo número para o desenho, apenas a mudança do nível de revisão. Além disso, existem itens que não têm desenho ou que são semelhantes e compartilham o mesmo desenho (p.ex.: só diferem no material utilizado).

O PN do fornecedor não deve também ser usado no lugar de um PN próprio. Se o fornecedor trocar o seu PN ou se a empresa trocar de fornecedor, todas as BOMs que usam o correspondente item terão que ser atualizadas, envolvendo um grande esforço de manutenção.

A melhor opção é armazenar tanto o número de identificação do fornecedor quanto o número do desenho de engenharia no arquivo mestre de informações do item.